Willkommen zu deinem Schritt-für-Schritt-Guide für die Organisation deines eigenen Retreats!

Ein Retreat bietet den perfekten Raum, um in einem engeren, intimeren Kreis mit Gleichgesinnten eine tiefgreifende, transformierende Erfahrung zu erleben.

Sie werden immer beliebter, und zwar nicht nur das klassische Yoga-Retreat, an das wir zuerst denken, sondern auch Unternehmer*innen Reisen. Wenn du ebenfalls eins organisieren möchtest, aber überhaupt nicht weißt, wo du anfangen sollst, begleitet dich dieser Artikel Schritt für Schritt auf dem Weg, wie du ein unvergessliches Retreat planen und durchführen kannst.

Schritt 1: Definiere dein Ziel und deine Vision.

Bevor du dich in die Planung stürzt, nimm dir Zeit, um deine Ziele und deine Vision für das Retreat klar zu formulieren. Welche Art von Erfahrung möchtest du für deine Teilnehmer schaffen?
Welche Themen oder Aktivitäten sollen im Mittelpunkt stehen? Überlege, ob du das Retreat alleine gestalten möchtest oder ob Gastexperten eine Rolle spielen sollen.
Wie viele Teilnehmer sollen daran teilnehmen? Soll das Retreat in Deutschland oder im Ausland stattfinden?
Wie lange soll es dauern? Deine Vision wird dir als Kompass dienen und den Planungsprozess strukturieren.
Es hilft oft, alle Ideen in einem Brainstorming aufzuschreiben, sie zu sortieren und zu gruppieren. Ein Moodboard kann dir auch dabei helfen, deine Gedanken und Vorstellungen zu visualisieren.

Schritt 2: Zielgruppenanalyse.

Um ein erfolgreiches Retreat zu organisieren, ist es entscheidend, deine Zielgruppe genau zu kennen.

Wer sind die Menschen, die an deinem Retreat teilnehmen sollen?
Welche Bedürfnisse haben sie?
Welche Erwartungen haben sie?
Welche Erfahrungen sollen sie nach dem Retreat mit nach Hause nehmen?

Dein Verständnis der Zielgruppe wird dir bei der Konzeption, der Auswahl der Aktivitäten, der Vermarktung und der Gestaltung des Programms helfen.

Schritt 3: Budgetplanung.

Die Budgetplanung ist ein entscheidender Schritt. Du solltest grobe Recherchen durchführen, um eine Vorstellung von den anfallenden Kosten zu bekommen. Dazu gehören die Unterkunft, geplante Aktivitäten, Verpflegung, die Erstellung einer Website oder Landing-Page für das Retreat, Social-Media-Aktivitäten, Werbekosten und weitere Ausgaben. Dieser grobe Überblick hilft dir, die Gesamtkosten zu schätzen. Denke unbedingt daran, eine Pufferzone einzubauen, um unvorhergesehene Ausgaben zu decken. Die grobe Kalkulation dient auch als Realitätscheck, um sicherzustellen, dass deine Vision im Rahmen deiner finanziellen Möglichkeiten liegt.

Im zweiten Schritt gehst du zur Feinkalkulation über. Hier legst du fest, wo das Retreat genau stattfinden wird, wie luxuriös es sein wird, was im Preis inbegriffen ist und was die Teilnehmer eventuell zusätzlich buchen müssen. Die Details werden jetzt konkreter, und du kannst mit der detaillierten Planung beginnen.

Schritt 4: Ort und Unterkunft wählen.

Wähle einen Ort, der zum Thema deines Retreats und zur Zielgruppe passt. Recherchiere verschiedene Optionen für Unterkünfte, sei es ein Hotel, eine Lodge, ein Yoga-Zentrum oder ein abgelegenes Ferienhaus.

Stelle sicher, dass der Ort über die notwendige Infrastruktur und die erforderlichen Annehmlichkeiten wie genügend Zimmer, WLAN und mehr verfügt.

Schritt 5: Programm und Aktivitäten gestalten:

Entwickle ein ansprechendes Programm und wähle Aktivitäten, die zu deinem Retreat passen. Berücksichtige dabei die Interessen und Bedürfnisse deiner Zielgruppe. Plane ausreichend Freizeit ein, damit die Teilnehmer sich erholen und die Umgebung genießen können. Je nach Ort könnten dies Aktivitäten wie Yoga am Strand, Surfen, Wanderungen oder Bootsausflüge sein.
Tipp: Dein Programm muss nicht super teuer sein. Suche nach den versteckten Schätzen an deinem Retreat Ort. Bist du an einem sonnigen Strand in Portugal? Dann finde einen nahegelegenen Wochenmarkt mit lokalen Spezialitäten oder eine trendige Bar mit wöchentlichen Karaoke-Abenden. Natürlich sollten spektakuläre Highlights nicht fehlen, aber einfache Aktivitäten als optionale Gruppenabenteuer sind oft genauso reizvoll.

Schritt 6: Landingpage, E-Mails & Social Media.

Landing-Page: Nutze auf deiner Landing-Page die passenden Farben, Schriftarten, Bilder und Videos, die den Vibe deines Retreats widerspiegeln. Wenn du dein erstes Retreat organisierst und noch keine eigenen Medien hast, kannst du Stockmaterialien verwenden. Stelle alle wichtigen Informationen über dein Retreat, seine Vorteile und die Termine klar und deutlich dar. Vergiss nicht, Anmeldeformulare und Kontaktmöglichkeiten für Fragen und Unsicherheiten hinzuzufügen, damit Interessenten entweder direkt teilnehmen oder sich bei Bedenken an dich oder dein Team wenden können.
E-Mail-Marketing: Hast du bereits eine E-Mail-Liste aufgebaut? Dann informiere die Abonnenten unbedingt über dein Retreat. Nutze die Gelegenheit, sie mit Informationen, Gründen für die Teilnahme und den Vorteilen zu versorgen. Wenn bereits Personen dein Retreat gebucht haben, halte sie auf dem Laufenden. Teile Neuigkeiten, beispielsweise wenn neue Gastexperten feststehen, Programm-Details bekannt sind oder einfach, um die Vorfreude zu steigern.
Social Media: Nutze entweder deine eigenen Bilder und Videos oder lizenziertes Material, das zum Retreat passt, und erstelle ansprechenden, ästhetischen Content. Erzähle die Geschichte deines Retreats, stelle die Experten vor und präsentiere den Veranstaltungsort. Hier kannst du deiner Kreativität freien Lauf lassen und die Retreat-Themen in informative Karussell-Beiträge mit Mehrwert umsetzen. Veröffentliche Stories, in denen du das Retreat erklärst und auf die Ticketseite verlinkst. Wie wäre es mit der Ankündigung einer Q&A-Reihe, bei der Interessenten Fragen klären können?
Influencer/Creator Marketing: Möchtest du noch mehr Menschen erreichen? Schaue, ob dir in deinem Themengebiet passende Creator einfallen, die bereits eine gewisse Reichweite haben. Lade diese Person kostenfrei zu deinem Retreat ein und bitte sie, darüber zu berichten, es zu erwähnen oder zu bewerben, falls es ihnen gefällt. Du verkaufst vielleicht ein Retreat-Ticket weniger, erreichst aber gleichzeitig Hunderte oder tausende potenzielle Interessenten oder platzierst dein Format bei einer breiteren Zielgruppe.

.

Schritt 7: Ressourcen und Unterstützung identifizieren

Erfolgreiche Retreats erfordern oft die Zusammenarbeit mit verschiedenen Dienstleistern. Identifiziere die Ressourcen und Unterstützung, die du benötigst.

Dazu gehören Fotografen und Videografen, um das Retreat festzuhalten, Gastexperten für Workshops oder Masterclasses, Catering-Services für die Verpflegung und Event- oder Projektmanager, die vor Ort die Organisation übernehmen, sodass du dich als Gastgeber auf deine Rolle konzentrieren kannst.

Schritt 8: Organisation & Detailplanung

Kümmere dich um alle logistischen Details, Absprachen & Detailplanungen mit beteiligten Experten, Freelancern usw. Kümmere dich um Transport, Verpflegung, Materialien und Ressourcen. Erstelle dir am besten eine Checkliste, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird oder du kurz vorher in unglaublichen Stress gerätst.

Du hast Angst, etwas zu vergessen? Melde dich unverbindlich bei mir, und ich lasse dir eine umfassende Checkliste zukommen, damit du genau weißt, was bis wann erledigt werden sollte - 100 % kostenlos!

Schritt 9: Nachbereitung und Feedback:

Nutze den generierten Content (Fotos, Aftermovies, Testimonials) auf deiner Website, in deinen Social-Media-Kanälen und mehr. Sammle nach dem Retreat Feedback von den Teilnehmern, um Verbesserungen für zukünftige Veranstaltungen vorzunehmen. Mache dir direkt nach dem Retreat Notizen zu den positiven und negativen Aspekten, um dein nächstes Retreat noch besser zu gestalten. Eine sofortige Reflexion ermöglicht es dir, alle frischen Eindrücke und Ideen festzuhalten und in die weitere Planung einfließen zu lassen.

Retreat-Planung leicht gemacht: ein Schritt-für-Schritt-Guide